5 dôvodov, prečo nepoužívať bezplatnú Gmail adresu na pracovné a firemné účely

Gmail je emailová služba, ktorá poskytuje možnosť vytvorenia bezplatného e-mailového účtu pre fyzické osoby na osobné, súkromné účely a poskytuje aj platené verzie služieb, určené pre používanie Gmailu na prácu alebo firemné účely.  

Ak hovoríme o rizikách spojených s využívaním Gmail adries na pracovné účely, ide predovšetkým o tie služby ktoré sú poskytované bezplatne. 

Platená verzia Gmailu (súčasť balíka Google Workspace, ktorý pozostáva z viacerých aplikácií Gmail, Drive, Meet, Calendar a i.) totiž za mesačný poplatok poskytuje rôzne doplnkové funkcie a pokročilé nastavenia určené pre prácu. Ide napr. o vlastné e-mailové adresy @nazovfirmy.sk, zvýšenú ochranu proti phisingu a spamu, navýšené množstvo úložiska, nonstop hotline podporu a i. . Viac info: O Gmail službe » 
 

Na bezplatnú Gmail adresu sa v pracovnej a obchodnej komunikácii nespoliehajte

Aké sú riziká a nevýhody spojené s používaním bezplatnej Gmail adresy na pracovné alebo firemné účely? V prvom rade je potrebné si uvedomiť, že bezplatná Gmail adresa je určená súkromným osobám a nie organizáciám, firmám a inštitúciám. 

Služba Gmail je tak poskytovaná zadarmo a jej používanie vyžaduje dodržiavanie zmluvných podmienok spoločnosti Google. Z nich okrem iného vyplýva skutočnosť, že v prípade výpadku, technických problémov a straty prístupu nemožno bezplatnú službu reklamovať alebo požadovať vyriešenie. 

Medzi ďalšie dôvody, prečo nepoužívať bezplatnú súkromnú Gmail adresu na pracovné a firemné účely môžeme zaradiť:
 

1. Ohrozená bezpečnosť údajov 

Bezplatná verzia Gmailu nie je primárne navrhnutá pre prácu s dôvernými a citlivými informáciami. To so sebou prináša zvýšené riziko kybernetických útokov hackerov. Môže tak dôjsť k úniku citlivých informácií o vašej firme, či organizácii. 
 

2. Nesúlad s legislatívou o ochrane osobných údajov a GDPR

Používanie súkromnej bezplatnej Gmailovej adresy na pracovné a firemné účely môže viesť aj k porušeniu niektorých právnych predpisov, ako napríklad legislatívy týkajúcej sa ochrany osobných údajov a GDPR. Tieto predpisy vyžadujú dodržiavanie určitých stanovených podmienok pri zbere, spracovávaní a uchovávaní osobných údajov. Ak by ste používali takúto bezplatnú súkromnú emailovú adresu na firemné účely a v nej by sa nachádzali osobné údaje zákazníkov alebo partnerov, mohlo by to viesť k vážnym právnym problémom. 

Upozornenie: Klientmi spoločnosti WEBY GROUP s.r.o. sú aj mestá a obce. Používanie súkromných bezplatných Gmail e-mailových kont nie je určené ani pre orgány verejnej moci a inštitúcie.
Dôvodom je, že súhlas na spracovanie osobných údajov, pre bezplatnú službu Gmail od spoločnosti Google, je koncipovaný tak, že ho udeľuje fyzická osoba a nie organizácia, inštitúcia, orgán verejnej moci.
 

3. Znížená dôveryhodnosť a profesionálny image

Používanie e-mailovej adresy typu: nazovfirmy@gmail.com alebo meno.priezvisko@gmail.com znižuje profesionálny image a aj dôveryhodnosť firmy alebo organizácie. Pôsobí to neprofesionálne a navyše, takéto emailové adresy môžu pôsobiť aj podozrivo. 

E-mailové schránky zaplavuje v súčasnosti veľké množstvo podvodných e-mailov a jedným z kľúčových ukazovateľov, ktoré si prijímateľ všíma, je práve samotná e-mailová adresa odosielateľa. Aj tu užívateľ opiera svoje oko o názov firmy v doméne emailovej adresy odosielateľa – časť emailovej adresy za @. 
 

Odporúčanie: Vytvorte si e-mailovú adresu, ktorá zodpovedá názvu vašej firmy alebo organizácie a tým bude pôsobiť hodnoverne a profesionálne: meno.priezvisko@nazovfirmy.sk, nazovoddelenia@nazovfirmy.sk a pod. . Založte si e-mailovú adresu na vlastnej doméne.
 

 

4. Nejasná identifikácia firmy alebo značky

Používanie emailovej adresy, z ktorej nie je jasný názov firmy, zhoršuje a komplikuje komunikáciu so samotnou firmou alebo organizáciou. Užívateľ si tak musí pamätať alebo vyhľadávať emailovú adresu, ktorá obsahuje, napr. meno a priezvisko konkrétneho pracovníka firmy. Aj v tomto smere platí, že je potrebné odstrániť prekážky tohto typu v pracovnej, prípadne obchodnej komunikácii. Identifikácia firmy prostredníctvom emailovej adresy by nemala byť pre užívateľa zbytočne komplikovaná. Práve naopak – mala by byť, čo najviac „užívateľsky prívetivá“. 
 

5. Komplikovaná organizácia a rozdelenie pracovných úloh

Pri výbere poskytovateľa e-mailovej služby pre pracovné alebo firemné účely je vhodné posudzovať aj možnosti a funkcie, ktoré zjednodušujú organizáciu práce. Tým je, napr. vytváranie viacerých e-mailových aliasov a spravovanie prístupov k jednotlivým obsahom správ. Pri používaní emailovej adresy na vlastnej doméne je možné vytvoriť viacero emailových aliasov, čím sa zabezpečí lepšia organizácia a rozdelenie pracovných úloh vo firme. Každému zamestnancovi bude udelený prístup k tým emailom, ktoré sú pre neho relevantné. 

Z uvedených dôvodov dôrazne neodporúčame používať súkromné bezplatné Gmail adresy pre pracovné a firemné účely. Odporúčame vyberať si profesionálne a bezpečné riešenia pre pracovnú a firemnú e-mailovú komunikáciu. 

Založte si e-mailové adresy na vlastnej doméne vo WEBY GROUP

V spoločnosti WEBY GROUP poskytujeme klientom:

• Garanciu kvality a dostupnosti služby, riešenie reklamácií.
• Poskytnutie súčinnosti v prípade potreby (žiadosti orgánov verejnej moci týkajúce sa GDPR alebo kybernetickej bezpečnosti).
• Dôvernosť údajov – emailové schránky firiem a ich zamestnancov nie sú monitorované.
• Riadenie prístupov a bezpečnosť hostingu e-mailu sú plne v súlade so zákonom č. 69/2018 Z.z. o kybernetickej bezpečnosti a požiadavkami vyhlášky NBÚ č. 362/2018 Z.z. nakoľko WEBY GROUP ako prevádzkovateľ základnej služby vykonal audit kybernetickej bezpečnosti.

Čo ešte získate s firemnou e-mailovou adresou na vlastnej doméne?

• Jednoduchšia identifikácia vašej firmy alebo organizácie.
• Každým odoslaný e-mail = reklama a podpora povedomia o vašej firme / značke.
• Zvýšená dôveryhodnosť a profesionalita.
• Emailová schránka bez reklamy, reklamných správ.

 

Potrebujete pomôcť? Zaregistrujeme vám doménu a pomôžeme vám s nastavením firemných e-mailových adries. Vyplňte náš kontaktný formulár a my sa vám ozveme:

Chcete si overiť, či je doména, o ktorú máte záujem voľná?

Prejsť na overenie domény »